Chytré propojení aplikací šetří podnikatelům hodiny práce

Díky API si mohou systémy předávat informace mezi sebou, aniž byste museli cokoli ručně zadávat. V tomto článku si vysvětlíme, jak API funguje, a ukážeme si praktický příklad propojení fakturační aplikace s účetním softwarem.

API – most mezi aplikacemi

API, neboli aplikační programové rozhraní, umožňuje propojit různé softwary tak, aby si vzájemně vyměňovaly a aktualizovaly data, třeba doklady, objednávky nebo stavy zboží. Pokud váš systém API podporuje, lze ho snadno propojit s jiným kompatibilním programem. Obvykle stačí vložit API klíč do aplikace, se kterou chcete systém propojit.

Například provozovatelé e-shopů běžně propojují svůj účetní software se skladovým systémem. Jakmile zákazník nakoupí, objednávka se automaticky přenese do účetnictví a skladový systém ihned aktualizuje dostupnost zboží. Celý proces probíhá na pozadí bez nutnosti manuálního zásahu.

Co vše lze s API propojit

Čím více propojení nastavíte, tím více času ušetříte. Díky API lze účetní software propojit nejen s e-shopem či skladem, ale také s CRM nebo fakturační aplikací. Například když do CRM přidáte nového klienta, objeví se automaticky i v účetním programu.

Komunikace mezi aplikacemi probíhá obousměrně – e-shop může do účetnictví posílat informace o objednávkách a účetní software zase zpětně generuje a odesílá faktury.

Jak propojení usnadní podnikání

Ruční zadávání údajů a složité exporty souborů se stanou minulostí, což šetří spoustu času a zároveň eliminuje chyby. Nebudete muset kontrolovat, zda jsou data ve všech systémech aktuální – synchronizace probíhá automaticky. Faktury, dokumenty i kontakty budete mít vždy k dispozici tam, kde je potřebujete.

Zvlášť užitečné je propojení účetního softwaru se systémem vaší účetní. Všechny faktury, výpisy a další podklady se přenášejí automaticky, takže je nemusíte ručně odesílat. Účetní má neustálý přístup k aktuálním dokladům, což usnadní práci jí i vám a sníží se riziko chyb.

Jak to vypadá v praxi – propojení iDokladu s Money S3

Money S3 je oblíbený český ekonomický software, který nabízí API modul umožňující snadné propojení s fakturační aplikací iDoklad. Jakmile v iDokladu vystavíte fakturu, automaticky se přenese do Money S3, kde ji program zaúčtuje. Kromě faktur lze tímto způsobem přenášet i daňové doklady k přijatým platbám nebo pokladní doklady.

API v Money S3 podporuje i opačný směr komunikace. Informace o skladových zásobách a inventuře zašle automaticky do aplikace iDoklad. Přenášet lze tímto způsobem i ceníky. I základní propojení mezi fakturačním a účetním programem vám ušetří hodiny rutinní práce měsíčně a zajistí, že budete mít vždy k dispozici aktuální data.

Výhodou propojení je také to, že Money S3 funguje jako účetní program online. To znamená, že nejste závislí na přístupu k počítači a k datům se dostanete z kteréhokoliv zařízení s prohlížečem internetu. To samé platí i pro iDoklad.